Der Schritt von Filesharing zu gesteuertem Dateiaustausch

    Für die sichere Übermittlung technischer Dateien eignen sich spezielle, für technische Unternehmen zugeschnittene virtuelle Datenräume

    Die Technologien hinter den Begriffen Dateiaustausch und Filesharing oder Business-Filesharing werden im Deutschen häufig über einen Kamm geschert und wenig differenziert betrachtet.

    Das ursprüngliche Filesharing hat die Devise „Nehmen und Teilen“ und basiert auf der computergestützten Verbreitung von Informationen. Die Verbindung zwischen den Teilnehmern wird meist über Peer-to-Peer (Rechner-Rechner) Netzwerke hergestellt, die jedoch neben der Weitergabe von Daten keine weitere Interaktion der Benutzer vorsehen. In der Vergangenheit war das internetbasierte Filesharing eine sehr gebräuchliche Möglichkeit, große Daten auszutauschen. Aufgrund der schnellen technologischen Entwicklung und kritischen Diskussionen bezüglich Urheberrechte, wurde das Filesharing oder Business Filesharing abgelöst und sollte für gesteuerten Dateiaustausch im Geschäftsalltag nicht in Betracht gezogen werden.

    Die Ablöse von reinem Filesharing und Business Filesharing sind sogenannte Dokumentenaustausch-Applikationen, von denen es viele, meist als einfache Ausführung und sogar als Freeware, gibt. Wo bloßer Dokumentenaustausch gefragt ist – im Privatbereich oder für einfache Geschäftsfälle – erfüllen die Produkte zweifellos ihren Zweck. Im Business-Umfeld und vor allem in der Industriebranche hat man es jedoch oft mit sehr großen, änderungsintensiven Dateien zu tun. Erforderlich sind deswegen solche Funktionalitäten wie Dokumentenlenkung, Versionierung, Rechtevergabe und das Einrichten individueller Projekträume.

    Hier empfiehlt sich der Einsatz speziell auf technische Unternehmen ausgerichteter Lösungen, der sog. „virtuellen Datenräume“ (VDR) – auch „virtuelle Projekträume“ genannt. Über eine professionelle Plattform für den Dateiaustausch haben interne und externe Personen kontrollierten Zugriff auf die gleichen aktuellen Dateien im Projekt – ohne dass das Unternehmen externen Partnern oder Lieferanten direkten Zugang zu seinen Systemen gibt. Über diese Dateiaustausch-Plattform, oder den virtuellen Datenraum, können dedizierte Zugriffsrechte vergeben und die Aktivitäten der Benutzer dokumentiert werden. Damit besteht die Möglichkeit, die internen Compliance-Regelwerke besser einhalten zu können. Projekte werden schneller abgewickelt, und es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Die dadurch effizienteren Prozesse und Abläufe schaffen einen klaren Vorteil im Wettbewerb.


    Anforderungen an professionellen Dateiaustausch im technischen Umfeld

    Ein Großteil der technischen Unternehmen in Deutschland setzen beim Austausch technischer Dateien mit Kunden, Partnern und Lieferanten veraltete Lösungen ein, also E-Mail (94 %), FTP (66 %) oder CD-ROM bzw. USB-Stick (55 %). Dies ist das Ergebnis einer PROCAD-Umfrage. Generische, konsumenten-orientierte Austauschplattformen oder Portallösungen spielen eine untergeordnete Rolle, denn sie erfüllen die Anforderungen der Unternehmen nicht oder nur teilweise. Es fehlt insbesondere an einer Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten, dem zeit- und ortsunabhängigen Zugriff sowie einer einfachen Anbindung Externer. In technischen Unternehmen kommt hinzu, dass die ausgetauschten Dateien dort sehr groß sind, etwa CAD-Daten, und änderungsintensiv. Der Sender muss ferner sicher sein, dass niemand außer dem Empfänger Zugriff auf die Dateien hat, da es sich hier um vertrauenswürdige interne Firmendokumente handelt, an denen oft geistiges Eigentum besteht.

    PROOM, die Dateiaustausch-Plattform von PROCAD, schließt diese Lücke und empfiehlt sich damit als optimale Alternative zu Filesharing oder anderen generischen Austauschprogrammen. PROOM bietet einen virtuellen Projektraum und ermöglicht so den gesteuerten sowie sicheren Austausch vertraulicher Dokumente und technischer Dateien über Unternehmens- und Systemgrenzen hinweg.

     

    Technische Dateien sicher übertragen. Die Branchenlösung PROOM.

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