Eine Studie der Fachzeitschrift QZ (Qualität und Zuverlässigkeit) bestätigt den von PROCAD verfolgten DMStec-Ansatz eines Dokumentenmanagementsystems, das die komplexen Strukturen technischer Unternehmen am besten abbildet.

Karlsruhe, 11. Juni 2019. Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Eine in der Fachzeitschrift QZ veröffentlichte Studie der d.velop AG hat jetzt gezeigt: Digitale Ablagestrukturen werden in erster Linie zur Dokumentation von Projekten, Kunden, Personal, Produkten und Lieferanten eingesetzt. Produkte werden heute unter großem Zeitdruck gefertigt. Dafür benötigen alle involvierten Abteilungen Zugang auf eine gemeinsame Datenbasis, in welche alle Informationen über Projekte, Kunden, Produkte und Lieferanten einfließen – ein unternehmensweites Product Data Backbone, wie es das DMStec-System PRO.FILE der PROCAD darstellt.

Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement im technischen Umfeld bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen Dokumente zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Für den Anwendungsbereich, der die Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen in Beziehung setzt, hat sich unter dem Begriff DMStec eine spezielle Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. Ein DMStec-System erlaubt die Abbildung technischer Strukturen und bildet das Product Data Backbone eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierte Abläufe darstellt.

Die vom Software-Hersteller d.velop durchgeführte Studie in der QZ zeigt nicht nur deutlich, in welchen Geschäftsbereichen der Einsatz von DMS als besonders wichtig erachtet wird. Er skizziert auch die im DMS-Kontext relevantesten Fachprozesse – Projektanträge, Bestell- und Rechnungsfreigabeanträge –, für die PRO.FILE entsprechende Funktionalitäten bereitstellt. Durch die damit mögliche einheitliche und unternehmensweite Ablage von Dokumenten innerhalb zentraler, digitaler Akten lassen sich Dokumentenprozesse stark vereinfachen und automatisieren. PROCAD hat zum Thema „Dokumentenmanagement in komplexen technischen Strukturen“ auch ein Whitepaper erstellt, das alle relevanten Fakten zum Thema zusammenfasst.