Was ist ein echter digitaler Geschäftsablauf?

    Häufig findet man in der Praxis Abläufe, die nur dem Anschein nach digital sind. Ein echter digitaler Geschäftsablauf zeichnet sich jedoch allein dadurch aus, dass operable Informationen vorliegen, die sich weiterverarbeiten lassen.

    Man muss heute schon genau hinsehen, um falsche von echten digitalen Geschäftsabläufen zu unterscheiden. Nur dass kein Papier mehr vorliegt, heißt nicht, dass die Information digital ist. Sie ist vielmehr nur „elektronifiziert“. Die gescannte Rechnung, die ein Lieferant per E-Mail an seinen Kunden schickt, ist ein typisches Beispiel. Die darin enthaltenen Rechnungsinformationen sind nicht digital operabel. Man braucht aber echte digitale Informationen für einen richtigen digitalen Geschäftsprozess.

    Dazu müssen – im Fall der Rechnung – zunächst per Optical Charakter Recognition die Bilddaten ausgelesen, Kopf- und Positionsdaten erkannt und im Idealfall mit einer zugrunde liegenden Bestellung im ERP-System abgeglichen werden. Stimmen Bestell- und Rechnungswerte überein, kommt ein Workflow zum Einsatz, der die Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung zwecks Bezahlung weiterleitet – die klassische Dunkelbuchung ohne menschliches Zutun und Paradebeispiel für einen echten digitalen Geschäftsprozess. Diesen kennzeichnet mithin: digital operable Informationen, die maschinell verarbeitet werden und Systeme, die zu diesem Zweck miteinander verbunden sind.

    Was für die Rechnung im kaufmännischen Umfeld gilt, ist auf Konstruktion und Entwicklung übertragbar. Ein in der PLM-Software erstellter Änderungsantrag für ein Produkt als PDF ist noch keine operable Information. Um es zu werden, muss vielmehr die darin enthaltene Anweisung separat vorliegen und automatisiert in Verbindung mit dem entsprechenden Bauteil gebracht werden. Allein dass die einzelnen Änderungspositionen im Antrag aufgelistet sind, erlaubt noch keine vollständig digitale Zuordnung. Und es nicht nur die Information über die Änderung, die digital vorliegen und mit der Änderungsdokumentation verbunden werden muss. Sondern zudem auch noch die sich daraus ergebene Aufgabe.

    Wenn im PLM-Umfeld daher ein digitaler Geschäftsprozess entstehen soll, reicht es nicht aus, per E-Mail eine Aufgabe zu verschicken und die Bauteile, um die es geht, als Attachement anzuheften. Vielmehr muss die Aufgabe in der PLM-Software über eine Aufgabenakte vergeben werden und jedes Dokument liegt nur einmal vor. Der Änderungsprozess im PLM-System lenkt dann alle mit der Änderung verbundenen Produktdaten und Dokumente, begleitet durch die Aufgabenakte.

    Diese beiden Szenarien demonstrieren, was einen echten digitalen Prozess ausmacht. Ein Unternehmen muss dafür die notwendigen IT-technischen Voraussetzungen schaffen. Es sind drei Bereiche, die für die Digitalisierung wesentlich sind: das ERP-System, (mit SCM, Business Intelligence und Instandhaltung) zur Verknüpfung von Produktion, Finanzen, Vertrieb und Service, die Office-Systeme inklusive Intranet, Portal und CRM-System sowie die PLM-Software für Produktentstehung und -management.