DMStec – Dokumentenmanagementsoftware für technische Unternehmen


Technische Unternehmen benötigen mehr als ein Standard-Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECM-Software). DMStec bedeutet unternehmensweites Dokumentenmanagement und modernes Produktmanagement in einem.


Mit DMStec  zur Digitalisierung

Eine unternehmensweite Dokumentenmanagement (DMS)-Software verbindet das Dokumentenmanagement mit Ihrem Projekt- und Produktmanagement.

Lenken Sie Ihre Dokumente aus der Produktentstehung, dem Produktmanagement und aus den vertrieblich/kaufmännischen Bereichen über eine Dokumentenmanagementsoftware.

Das Ergebnis: Ein Beziehungsnetz aller Informationen in Ihrem Unternehmen. Abrufbar und bearbeitbar in den jeweiligen Sichten jeder Abteilung. So geht Digitalisierung.

DMStec – alles drin, was technische Unternehmen in einer Dokumentenmanagementsoftware benötigen

Mit DMStec arbeiten Sie immer mit den aktuellsten Informationen und Dokumenten.

Die Zusammenhänge aller produktrelevanten Informationen im Unternehmen werden in der DMS Software systematisch abgebildet.

So betreiben Sie mit technischem Dokumentenmanagement (DMStec) nicht nur reine Dokumentenverwaltung, sondern bilden Ihren Digitalen Informationszwilling ab.

DMStec beschreibt eine Spezialisierung des klassischen Dokumentenmanagements (DMS-System) für technische Unternehmen.

  • Dokumentenlenkung und Dokumentenverwaltung, wie sie jedes technische Unternehmen benötigt
  • Eindeutige Verknüpfung von produktrelevanten elektronischen Dokumenten mit ihren technischen Strukturen
  • Strukturierung und Automatisierung Ihrer Abläufe durch Dokumenten-Workflow
  • Single Source of Truth, d.h. jedes digitale Dokument nur exakt einmal im Unternehmen
  • Schnittstelle zu allen gängigen ERP-Systemen

Produktdaten und Dokumente werden abteilungsübergreifend aus unterschiedlichsten Anwendungen bearbeitet und sind bis zu einzelnen Artikeln jederzeit nachvollziehbar.

Arbeiten mit DMStec
Dokumentenmanagementsoftware mit verschiedenen Sichten


Die Konstruktionsabteilungen gestalten sich ihre Sicht auf native Zeichnungen, CAD-Modelle oder Verkabelungspläne einer Komponente.

  • CAD-Modelle
  • Platinen-Layouts
  • Explosionsdarstellungen
  • Montage-/ Fertigungsberichte

Projektleiter brauchen eine Helikopterperspektive aus Projektsicht.

  • Projektpläne
  • Besprechungsprotokolle
  • Ressourcenpläne
  • Kalkulationen
  • Kunden-/Lieferantenkorrespondenz

Der Vertrieb benötigt alle zu einer Anlage/zu einem Auftrag gehörenden Verträge und Korrespondenzen sowie eventuelle Reklamationen. Auch techniknahe Unterlagen, wie Fotos einer Maschine oder 3D-Modelle, werden benötigt. Vertriebliche Unterlagen haben deshalb oft auch einen Bezug zu technischen Strukturen. Oftmals muss der Vertrieb auch auf die Unterlagen der Auftragsabwicklung zugreifen. Auch dies definiert eine eigene Sicht. Der Einkauf strukturiert seine Informationen nach Lieferanten und verbindet sie mit dem entsprechenden Auftrag/Produkt oder der entsprechenden Anlage.

  • Angebote und Verträge
  • Korrespondenz
  • Reklamationen
  • Referenzen
  • Bestellungen
  • Aufträge

Hier fließen nicht nur rechnungsrelevante Dokumente einer verkauften Anlage zusammen, sondern auch Unterlagen für Projektierungsdienstleistungen sowie Zukaufteile, die in einer Anlage oder Maschine verbaut werden.

  • Angebote und Bestellungen
  • Auftragsbestätigung
  • Rechnungen
  • Stornierungen

Die Techniker vor Ort brauchen das digitale Abbild der Maschine – den sogenannten digitalen Informationszwilling. Wird im Rahmen der Instandhaltung eine Pumpe repariert oder ausgetauscht, so muss der Techniker Zugriff auf die entsprechenden mit der Pumpe in Zusammenhang stehenden Dokumente haben. Über DMStec können sie z.B. über eine entsprechende App einfach per Mausklick auf die Dokumente zugreifen.

  • Qualitätszertifikat
  • Einbauanleitung
  • Inbetriebnahme-Anleitung
  • Spezifikation
  • Dokumentation
  • Lieferschein und Installationsanleitung
  • Wartungsvertrag
  • Garantieschein

Dokumentenmanagement mit der Software-Lösung PRO.FILE

Eine neue Qualität der dokumentenbasierten Zusammenarbeit über Abteilungen und Produktlebensphasen hinweg durch eine DMS Software Lösung

  • Schneller und gesteuerter Zugriff auf alle Dokumente in der gültigen Version
  • Für jede Abteilung und jeden Prozess die passende Sicht
  • Sichere, geschützte Ablage und digitale Archivierung
  • Jedes Dokument nur noch einmal
    (Schluss mit verwirrenden Kopien)
  • Nachvollziehbarkeit und Einhaltung von Richtlinien (z.B. Revisionssicherheit)
  • Vollständige und nachvollziehbare Produkt-Informationszwillinge

Dokumentenmanagement (DMS-Software) in komplexen technischen Strukturen

Das Beziehungswissen der Informationen im Unternehmen bildet die Grundlage für die Digitalisierung der dokumentenbasierten Arbeitsabläufe.

Erfahren Sie in unserem neuen Whitepaper, wie Sie Ihre technischen Dokumente sicher durch Product- and Document Lifecycle Prozesse lenken.

Das sagen unsere Kunden

Anwendungsbeispiel: Netzgesellschaft Düsseldorf mbH

Anlässlich des Baus eines neuen Kraftwerkblocks der Netzgesellschaft Düsseldorf sollten alle anlagenrelevanten Dokumente schnell digital vorliegen und in ein neues technisches DMS-System einfließen. Das technische Dokumentenmanagementsystem (DMStec) PRO.FILE von PROCAD bildet die komplette Anlage über Sachmerkmale und Metadaten ab, indem Dokumente an die Kennzeichnung jedes Bauteils angehängt werden. Die Struktur wird dabei dokumentenunabhängig gebildet.

Die Darstellung der Dokumente in Abhängigkeit von der Kraftwerksstruktur im täglichen Betrieb mit PRO.FILE ist ungemein hilfreich. Eine strukturelle, teilebezogene Ablage hatten wir bei unseren bisherigen Kraftwerks­blöcken nicht. Mit DMStec eliminieren wir dank Check-in/Check-out- Mechanismen auch die Gefahr, veraltete Versionen zu bearbeiten.

Thomas Burg, DMS Admin und E-CAD-Konstrukteur
bei der Netzgesellschaft Düsseldorf


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DMStec Whitepaper
Die Neuauflage unseres Whitepapers zeigt, wie Sie Ihre technischen Dokumente sicher durch PLM-Prozesse lenken.




Video zu DMStec
DMS – Dokumentenmanagement für technische Unternehmen und warum die Kategorisierung DMStec wichtig ist.




Mehr über PRO.FILE
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