DMStec-System

Seit den 90er Jahren sind im kaufmännischen Umfeld elektronische Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Software) auf dem Vormarsch. Letztere zeichnen sich gegenüber der reinen Archivierung durch zusätzliche Funktionen für Check-in/Check-out und Versionierung aus, beziehen also die gesicherte Bearbeitung aktueller Dokumente mit ein. Zusätzlich zu DMS wird heute auch der Begriff Enterprise Content Management (ECM) verwendet. Trotz unterschiedlicher theoretischer Definitionen verwenden die Hersteller solcher Systeme beide Begriffe zumeist synonym. Generell versteht man unter ECM/DMS heute sämtliche Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung/Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

4.1 Dokumentenmanagementsystem (DMStec)Mit einer DMS-Software auf einheitlicher Informationsbasis zusammenarbeiten

Das Thema Dokumentenmanagement für technische Unternehmen ist eine abteilungs- und funktionsübergreifende Herausforderung. Die Entwicklung technischer Produkte und Dienstleistungen finden unter immer größerem Zeitdruck statt. Realität in vielen Fällen: Die Entwicklung, die Produktion und der Vertrieb arbeiten am gleichen Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Informationsbasis. Dokumentenmanagement ist unmittelbar verbunden mit Arbeitsprozessen und der Lenkung von zugehörigen Dokumenten. Besondere Anforderungen an das Dokumentenmanagement bestehen durch die häufig projektorientierte Arbeitsweise. Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen dabei zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden.

In hochkomplexen Umgebungen technischer Unternehmen stoßen herkömmliche Dokumentenmanagementsysteme regelmäßig an ihre Grenzen. In solchen Firmen treffen technische Produktstrukturen auf verschiedenste technische Dokumente wie z.B. Zeichnungen, Produkt-Dokumentationen oder Spezifikationen. Diese Informationen stehen in einem engen Strukturzusammenhang, der über die einfache Ablage von einzelnen Dokumenten nicht dargestellt werden kann. Die Informationen solcher Dokumente wie z.B. Änderungsanträge haben einen Zusammenhang zu technischen Bauteilen und wiederum zu anderen Informationen aus Dokumenten wie der Produktdokumentation, die in herkömmlichen DMS nicht zu verwalten sind.

Interview mit dem Experten zu DMStec – Dokumentenmanagement für technische Unternehmen

Für den Anwendungsbereich, der Dokumente verwaltet, aber auch technische Produktstrukturen in Beziehung setzt, hat sich unter dem Begriff „DMStec“ daher eine spezielle Kategorie von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) etabliert. DMStec-Systeme erlauben die Abbildung technischer Strukturen und bilden gemeinsam mit PLM das Product Data Backbone eines Unternehmens, das wiederum die Basis für die Abbildung digitalisierter Abläufe darstellt.

Warum Verschlagwortung allein nicht ausreicht

Viele DMS/ECM-Systeme verfahren heute nach dem Muster der Stichwortsuche. Der Nutzer muss sich nicht mit aufwändigen hierarchischen Strukturen der Verwaltung beschäftigen, sondern recherchiert über eine einfache Suchmaske à la Google über nur ein Feld alle Informationen, die er benötigt. Voraussetzung dafür: Die zu durchsuchenden Dokumente wurden vorab hinreichend verschlagwortet (indiziert). Darunter versteht man die Zuordnung von Schlagworten zu einem Dokument, um dessen Inhalt für spätere Suchen zu erschließen.

Nicht in allen Bereichen ist dies jedoch auch so durchführbar, insbesondere in komplexen technischen Produktumgebungen. Betrachtet man etwa den Maschinen- und Anlagenbau, den Energiesektor oder die Automobilzulieferindustrie, so findet man dort Produkte, Geräte, Anlagen und Projekte mit einer oft sehr vielschichtigen Struktur. Innerhalb dieser Struktur müssen die dazugehörigen Dokumente verknüpft werden. Klassische Windows Explorer-Ordnerstrukturen sind dafür nicht geeignet.

Beziehungen zwischen produktbezogenen Informationen

Ein DMStec (Dokumentenmanagementsystem) bringt diese Dokumente zusammen, strukturiert sie und repräsentiert sie über die technischen Strukturen wie beispielsweise eine Anlagenstruktur und die darin verbauten Baugruppen und Teile. So lassen sich abhängig von der Struktur Beziehungen zwischen produktbezogenen Informationen herstellen. Mit diesem Beziehungswissen aus den betroffenen Dokumenten wiederum kann im Zuge der Digitalisierung ein Unternehmen informationsbasierte Arbeitsabläufe aufsetzen.

Dies bedeutet: Eine Dokumenten-Verschlagwortung mit Suchbegriffen allein reicht nicht aus, wenn man sich im technischen Umfeld bewegt. Denn damit findet der Suchende zwar alle Dokumente, die den gesuchten Begriff enthalten, aber technische Strukturen von Projekten und Produkten sowie eine darauf aufbauende Dokumentenverwaltung und -lenkung lassen sich auf diese Weise nicht darstellen. Es kommt vielmehr darauf an, Dokumente abhängig von der Produkt-/Projektstruktur im Unternehmen zu betrachten und dann jeweils unterschiedliche Sichten einzelner Abteilungen oder Rollenverantwortliche auf ein und dasselbe Dokument zu ermöglichen.

Der Suffix macht den Unterschied: von DMS zu DMStec

DMS-Lösungen der Kategorie DMStec erlauben es, die Strukturen eines Produktes, einer Anlage oder eines Projektes unabhängig von den Dokumenten aufzubauen und dann die Dokumente in diese Struktur einzuhängen. Dies geschieht über Referenzen. Bei Änderungen an einem Dokument erfolgen diese nur in der Quelle und stehen dann an jeder Stelle zur Verfügung.

Das Grundprinzip von DMStec ist die Basis für automatisch erstellte Maschinen- und Projektakten. Da in die Produktstrukturen auch Dokumente aus dem Lebenszyklus von Maschinen, Anlagen und Projekten eingehängt werden können, entsteht aus der statischen Maschinenakte bei der Auslieferung eine dynamische Maschinen und -Lebenslaufakte.


4.2 ProduktstrukturenProduktstrukturen schaffen Zusammenhänge

Durch den DMStec-Ansatz können fertigende Unternehmen Produktinformationen entsprechend des Produktaufbaus strukturieren und eine sachgerechte Dokumentenverwaltung und -lenkung für die typischen Arbeitsabläufe durchführen. Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen traditionell in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. CAD-, ERP- und PLM- sowie CRM-Systeme arbeiten aber in den seltensten Fällen mit einer durchgängig gemanagten und strukturierten Ablage. Klassische Ordnerstrukturen mit ihrer großen Menge darin abgelegter unstrukturierter Daten sind nicht geeignet, um ein strukturiertes Product Data Backbone bereit zu stellen und eine Basis für Versionen, Freigaben und Kollaboration zu schaffen.

Die Spezifikation einer Pumpe zum Beispiel, die in einer Anlage an fünf verschiedenen Stellen verbaut ist, liegt folglich an fünf verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur. Im Fall einer Änderung muss die Spezifikation also an fünf Stellen angepasst werden. Dass diese Spezifikationen identisch sind, lässt sich zwar über Verschlagwortung herstellen, vollends eindeutig ist ihr Zusammenhang über den „Tag“ eines Dokumentes jedoch nicht herstellbar. Nur über die Struktur der Anlage, denn diese ist zunächst einmal unabhängig von einem Dokument, ist erkennbar, dass es sich um dasselbe Dokument handelt. Deshalb gehören technische Dokumente zu der Baugruppe der Anlage, so wie die Patientenakte zum Patienten gehört.



Produktstrukturen bilden sich durch die technische Ausprägung der Anlage oder ihren Aufstellort. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Sie stellen einen Zusammenhang dar und die Dokumente werden darin abgelegt. Verknüpfungen lenken Arbeitsschritte über Zusammenhänge und sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird.

In diesem Sinne werden eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt in einer vom Dokument losgelösten Form verwaltet. Produktstrukturen lenken den Fokus weg von der Filesystemorientierten Ordnerstruktur hin zu dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis. Jedes Dokument taucht im System nur einmal auf, wird mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Es liegt nicht in einem festgelegten Ordner, sondern die Ordnerstruktur ist nur eine (dynamische) Sicht auf das Dokument.

4.3 Differenzierte Sichten auf DokumenteUnterschiedliche Sichten je nach Abteilungen oder Rollenverantwortlichkeiten

Jedem alle Informationen zur Verfügung zu stellen, ist nicht immer zielführend und effektiv. Einzelne Abteilungen oder Rollenverantwortliche brauchen genau die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und diese Informationen unterscheiden sich in der Entwicklung, Auftragsabwicklung, im technischen Einkauf, im Service und in der Unternehmensführung. Mit DMStec wird es möglich, jeder Rolle im Unternehmen eine passende Sicht auf die jeweils relevanten Informationen und Dokumente zu geben, und gleichzeitig sicherzustellen, dass jede Datei nur einmal im Product Data Backbone des Dokumentenmanagementsystems verwaltet wird.



Die Sichten der Entwicklung, Konstruktion, Fertigung und Montage

Die Konstruktionsabteilungen gestalten sich ihre Sicht auf die nativen Zeichnungen, CAD-Modelle, Verkabelungspläne bzw. Platinen-Layouts einer Komponente. Sie arbeiten intensiv mit den CAD- und CAE-Tools. Unterlagen, mit denen sie tagtäglich arbeiten, unterscheiden sich jedoch deutlich von den Unterlagen, die in der Produktion und in der Montage benötigt werden. Dort stehen beispielsweise Zeichnungen als Explosionsdarstellung im PDF-Format, als vereinfachte Modelle in JT, Arbeitspläne, oder Montage- und Fertigungsberichte im Mittelpunkt. Die Sicht der Konstruktions- und Entwicklungsabteilung unterscheidet sich daher von der Sicht der Fertigungs- und Montageabteilung.

Die Sicht der Projektleiter

Die Projektleiter, die für eine Kundenanlage und deren rechtzeitige Auslieferung verantwortlich sind, benötigen sicherlich auch einige der Unterlagen aus den Entwicklungsabteilungen – aber nicht jedes technische Detail. Sie erzeugen selbst ebenfalls Dokumente, wie Besprechungsprotokolle, Ressourcenpläne und Kalkulationen und speichern die Kundenkorrespondenz im revisionssicheren Archiv ab. Die Projektleiter brauchen eine Helikopterperspektive und gestalten sich so ihre Sicht auf die Entwicklungsunterlagen.

Die Sicht des Vertriebs und der Einkäufer

Der Vertrieb benötigt alle zu einer Anlage gehörenden Verträge und Korrespondenzen sowie die Reklamationen. Auch techniknahe Unterlagen, wie Fotos einer Maschine oder 3D-Modelle, werden benötigt, die als Referenz für andere Kunden dienen können. Außerdem muss der Vertrieb oftmals auf die Unterlagen der Auftragsabwicklung zugreifen. Auch dies definiert eine eigene Sicht.

Die Sicht im Rechnungswesen und der Finanzverwaltung

Die kaufmännische Abteilung hat ebenfalls besondere Dokumente. Hier fließen z.B. in der Einzelfertigung nicht nur die Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigung oder Rechnungen für z.B. eine verkaufte Anlage zusammen, sondern auch alle Unterlagen für Projektierungsdienstleistungen sowie die Zukaufteile, die in einer Anlage oder Maschine verbaut werden. Alle diese Unterlagen haben einen Bezug zu einzelnen Komponenten innerhalb der Produktstruktur. Ein Einkäufer muss nicht alle Details einer Maschine kennen, er muss aber schnell begreifen, welches Ersatzteil zu bestellen ist. Wenn eine Störung vorliegt muss das Ersatzteil in der bestmöglichen Qualität, zu tragbaren Kosten und unter Einhaltung der kürzesten Liefertermine vorliegen. Deshalb muss der Zugriff auf technische Dokumente sichergestellt werden. Darüber hinaus brauchen die kaufmännischen Abteilungen ein revisionssicheres Archiv.

Die Sicht von Service und Wartung

Das Leben einer Anlage beginnt, wenn sie beim Kunden installiert und in Betrieb genommen wird. Ein optimaler Betrieb und Kundenzufriedenheit werden sich erst dann einstellen, wenn die Anlage vorausschauend gewartet und bei Störungen schnell repariert wird. Die Techniker vor Ort brauchen das digitale Abbild der Maschine – den sogenannten digitalen Informationszwilling. Wird im Rahmen der Instandhaltung eine Pumpe repariert oder ausgetauscht, so muss der Techniker in der Tat wissen, um welche Pumpe es genau geht. Welchen Preis hatte sie? Wer war der Ansprechpartner beim Lieferanten? Gibt es noch Garantie? Wo ist die Installationsanleitung? Gibt es Video Tutorials dazu? Einige der benötigten Informationen stehen in der Rechnung, die im ERP-System oder SCM-System steckt. Andere liegen ganz woanders. Über eine DMStec-Software können sie einfach per Mausklick auch dem Wartungsingenieur zur Verfügung gestellt werden – einheitlich, vollständig und ohne Redundanz.


Grafik: Individuelle Sichten der Abteilungen


Die Gesamtsicht bleibt

Moderne DMStec-Systeme lassen also unterschiedliche Sichten zu, um die Interessen und Anforderungen der Abteilungen abzubilden. Ohne den Product Data Backbone wäre dies allerdings technisch nicht möglich. Beide gehören also zwingend zusammen. Nur mit dem Product Data Backbone als Basis lassen sich die diversen Zusammenhänge zwischen Produktstrukturen, produktnahen Dokumenten und Informationen herstellen. Warum diese Gesamtsicht im Kontext von Einzelsichten so wichtig ist, soll an einem Beispiel nochmals erläutert werden: Die Abwicklung von Serviceeinsätzen beim Kunden ist in der Regel nicht Bestandteil der Produktentstehung. Wird bei Serviceeinsätzen allerdings ein systematischer Produktmangel festgestellt, muss diese Information in die Sicht der Entwicklung, Konstruktion, Fertigung zurückgemeldet werden. Das Product Data Backbone stellt über seine Verbindungen zu Serviceeinsatz-Systemen die Information bereit, dass an einem Teil oder einer Komponente Änderungen vorzunehmen sind.

4.4 Maschinen- und LebenslaufakteDie Basis für Dokumentenverwaltung und Dokumentenlenkung

Für jedes technische Produkt ist eine komplette Dokumentation und somit Dokumentenverwaltung gefordert. Hersteller müssen per Gesetz bis ins Detail nachweisen können, wie eine Anlage aufgebaut ist und wie die Komponenten strukturell verknüpft sind. Diese Dokumentation kann nicht im Nachlauf erstellt werden, sondern muss parallel zum Entwicklungs- und Herstellungsprozesses entstehen.

In der Praxis technischer Unternehmen entstehen z.B. aus Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen im ERP die ersten Projektstrukturen. Diese referenzieren häufig auf eine standardisierte Anlage, die dann projektspezifisch an die Anforderungen des Kunden anzupassen ist. Idealerweise wird diese Struktur an die DMStec-Lösung übergeben und erzeugt dort eine lee-re Akte, die Maschinen- bzw. Lebenslaufakte der Anlage. Sie wird im Laufe der Produktentstehung mit den Unterlagen aus der mechanischen Konstruktion (CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten), der Elektro-Konstruktion (Schaltpläne, Platinen-Layouts, externe Datenblätter), der Projektierung (Pflichtenhefte, Verträge, Kundenzeichnungen, Fertigungsdatenblätter, E-Mail-Verkehr), dem Qualitätsmanagement (Abnahmeprotokolle) befüllt. Anschließend stehen automatisch Dokumentationen für das Produktmanagement zum Beispiel für die Fertigung, für die Instandhaltung, Reparatur und Service und den Kunden zur Verfügung. So entsteht ein Informationszwilling der Maschine oder Anlage, dessen Leben über den ganzen Zyklus, über alle Gewerke, Abteilungen und Standorte hinweg nachvollziehbar ist. Die Basis für Dokumentation und Dokumentenverwaltung ist gelegt.



Tiefe Integrationen in Autorensysteme erhöhen die Datenqualität einer DMStec-Lösung

Die Qualität einer gut funktionierenden DMStec-Lösung hängt auch von ihrer Integrationsfähigkeit in wichtige Autorensysteme ab. Werden beispielsweise E-Mails vomDMStec-System als „Korrespondenz“ erkannt, liest das System automatisch wichtige Metadaten (Betreff, Empfänger, Absender,…) aus. Dubletten werden sofort erkannt – auch wenn eine E-Mail an zehn Empfänger versendet wurde, wird diese nur einmal im System abgelegt.

Durch bidirektionale Integrationen in Autorensysteme können auch Projekt- und Artikelinformationen automatisiert in die jeweiligen Dokumente übernommen werden. Ein Änderungsantrag ist dann nicht nur mit dem zu ändernden Artikel verknüpft und für alle sichtbar, sondern auch die zugehörige Artikelnummer, Projektnummer, der Autor, … werden automatisch ausgelesen, unabhängig von dem System, in dem die Informationen gepflegt werden. Den Zusammenhang dieser Informationen über Systemgrenzen hinweg darzustellen, sorgt für echte Durchgängigkeit im Produktentstehungsprozess. Die Automatisierung reduziert den Aufwand und die Fehlerquote.