PLM

Die Ertragskraft von Projekten und Prozessen trägt über alle Maßen zum Unternehmenserfolg bei. Planung, Steuerung und Dokumentenlenkung müssen von einem einheitlichen System aus koordiniert werden. Dadurch erreicht das Unternehmen den größtmöglichen Wirkungsgrad seiner Projekte und Prozesse.

Dieser Grundgedanke liegt dem Product Lifecycle Management (PLM)-Ansatz von PRO.FILE zugrunde. Als Weiterentwicklung von dem PDM-System umfasst das Product Lifecycle Management (PLM-System) die Prozess-Steuerung der Produktdaten und Informationenflüsse. Es wird damit zum  strategischen Instrument in Fertigungsunternehmen. PLM-Software ist tief in alle Geschäftsprozesse eingebunden und übernimmt eine tragende Rolle bei der Produktentwicklung und -innovation. Fertigungsunternehmen beschleunigen durch PLM-Lösungen die Marktreife ihrer Produkte und reduzieren Kosten durch unternehmensweite Transparenz und Konsistenz der Innovationsprozesse. Eine PLM-Lösung schafft Durchgängigkeit. Entlang der Prozesskette im Unternehmen – vom Auftragseingang über Konstruktion und Fertigung bis Vertrieb – ermöglicht sie allen Beteiligten einen gesteuerten Zugriff auf eine einheitliche, gemeinsame Produktdatenbasis.

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6.1 Änderungsmanagement

Prozess-Steuerung bedeutet, das Aufgabenmanagement mit den Produktdaten zu verbinden. Dadurch findet der Anwender alle relevanten Dokumente und Daten zu einem Prozess oder Projekt an einem zentralen Ort. Die bessere Koordination der laufenden Product-Lifecycle-Prozesse oder -Projekte verkürzt Durchlaufzeiten und vermeidet Fehler bei zusammenhängenden Vorgängen.

Produktdaten- oder Dokumentenmanagementsystem (PDM/PLM-System mit DMStec) ermöglichen eine Dokumentenlenkung auf Basis von Dokumentenstatus wie „Dokument in Arbeit“ oder „Dokument freigegeben“. Im Product Lifecycle Management (PLM-Lösung) geht man zur Lenkung von Aufgaben (Tasks) über. Product Lifecycle Prozesse auf der Basis von Aufgabenakten sind überall dort sinnvoll, wo Fertigungsunternehmen oft wiederkehrende Abläufe oder solche mit vielen beteiligten Personen und Unternehmensteilen steuern und automatisieren wollen. In einer Aufgabenakte werden die verbundenen bzw. zu bearbeitenden Dokumente mit der Aufgabe verknüpft. Aufgaben wiederum gehören zu Prozessen oder Projekten, deren zeitlicher Ablauf gesteuert wird. Eine solche erweiterte Ablauflogik ermöglicht die Automatisierung von Teilaufgaben.

Oft müssen in Entwicklungsprojekten kurzfristig Änderungen durchgeführt werden. Die sicherste Kalkulation und Planung kann dadurch ins Wanken geraten. Wird ein solcher Änderungsprozess manuell koordiniert, dauert er in der Regel recht lange. Aufgabenakten stellen hierfür eine Lösung dar. Die Abläufe im Product Lifecycle Management (PLM-System) werden darüber automatisiert. Das System meldet Abweichungen von selbst und der Anwender hat den aktuellen Status einer Änderung jederzeit im Blick. Er kann Teile des Änderungsprozesses, wie z.B. den Dokumentationsversand oder die Erstellung einer Impact Matrix (Auswirkungen der Änderung), wiederum automatisieren. Dadurch können auch die tatsächlichen Änderungskosten komfortabel ausgewertet werden.

PRO.CEED Änderungsmanagement Cockpit

 

Das Änderungsmanagement verbindet im PLM-System Produktdaten, Dokumente und das Aufgabenmanagement. Alle Produktdaten, Dokumente und Prozesssteuerungsinformationen werden zentral im PLM-System verwaltet. Bei Terminabweichungen greift ein integriertes Eskalationsmodell. Über das Cockpit kann der Nutzer den aktuellen Status einer Änderung jederzeit einsehen.

6.2 Risikomanagement

Aus jedem Projekt, jedem Auftrag oder Vertrag können für ein Unternehmen Risiken erwachsen. Diese referenzieren sowohl untereinander als auch auf andere Objekte, etwa Verträge, sonstige Begleitdokumente, AGBs, Korrespondenz oder Nebenabreden. Aufgabe des Risikomanagements ist es, Risiken durch entsprechende Maßnahmen zu minimieren und sich präventiv auf künftige Risiken einzustellen.

Die Anzahl an Regularien, die Unternehmen im Zuge von Compliance beachten müssen, hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Eine Vielzahl nationaler Gesetze, internationaler Richtlinien oder auch Selbstverpflichtungen erlegen Firmen heute strenge Dokumentationspflichten auf. Hierfür bieten sich Product Lifecycle Management-Systeme (PDM/PLM-Systeme) an. Durch seine Ausgestaltung als DMStec ist PRO.FILE (PDM/PLM-System) dafür ideal geeignet, weil es eine Produktdatenbasis für sämtliche Daten und Dokumente darstellt, nicht nur solche aus der Konstruktion. Mit der Lösung können Unternehmen somit ein zuverlässiges Risk Management aufsetzen. Das unternehmerische Risikomanagement lässt sich mit PRO.FILE in den PLM-Prozess integrieren.

Im PDM/PLM-System werden zunächst alle risikorelevanten Begleitdokumente zentral in einer Risikoakte abgelegt. Von diesen Dokumenten ausgehend, können die daraus resultierenden Risiken erfasst, bewertet und priorisiert werden. Eine Einteilung in Risikoklassen wird vorgenommen und erste Maßnahmen zur Risikominimierung lassen sich planen. Ein Frühwarnsystem informiert über den Fortgang der Maßnahmen und informiert im Eskalationsfall. So werden Risiken frühzeitig erkannt und das Unternehmen kann kontinuierlich entgegenwirken.

Risikomanagement PDM/PLM

PRO.FILE (PDM/PLM-System) beinhaltet ein Risiko Cockpit, über das der Anwender Projekte und Verträge über einen Ampelstatus nach Risikoklassen einteilen und auch die Maßnahmenauswertung vornehmen kann. Es ermöglicht dadurch das Einhalten von Vorgaben durch auditfeste Prozesssteuerung und eine einheitliche Bewertungsmethodik. Die dabei gesammelten Erfahrungen sind gleichzeitig Basis zur Entwicklung weiterer Strategien zur Risikominimierung.

In der PDM/PLM-Software können Unternehmen zum Beispiel komplexe Freigabeworkflows im Rahmen von Zulassungsverfahren mit Behörden abbilden. Im Luftfahrtbereich etwa bedarf mitunter jede Änderung an einem Bauteil der Zulassung durch die nationale Luftfahrtbehörde und ggf. weitere Institutionen. Solche Arbeiten muss das fertigende Unternehmen im Rahmen seines Änderungsmanagements in Testplänen, Maintenance-Manuals, Flughandbüchern und weiteren Dokumenttypen festhalten. Oft gehören zu jedem Dokument noch mehrere Freigabeprozesse, die zu durchlaufen sind.  In PRO.FILE (PDM/PLM-System) kann die Logik dieser Prozesse im Rahmen des Risikomanagements dargestellt werden. So kann das Unternehmen im System detailliert nachverfolgen, welcher Mitarbeiter ein zu prüfendes Dokument erstellt und freigegeben hat.

6.3 Vertragsmanagement

Im Vertragswerk sind die wesentlichen Grundlagen der Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens zu seinen Kunden, Lieferanten, Partnern und sonstigen Externen festgeschrieben. Diese Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort der richtigen Person verfügbar zu machen, sollte Teil eines Product-Lifecycle-Management-Prozesses sein. Nur durch ein zentrales Vertragsmanagement lässt sich gewährleisten, dass Fristen und Vertragspflichten eingehalten werden. Ohne die notwendige Transparenz werden diese nach Vertragsabschluss oft wieder vergessen. Mit der Anwendung DMStec ist PRO.FILE (PDM/PLM-System) in der Lage, alle Arten von Vertragsdokumenten vorzuhalten.

Verträge schließt of jede Abteilung im Unternehmen für sich selbst ab. Das hat zur Folge, dass die Vertragsdokumente nicht zentral verwaltet, sondern verteilt in einzelnen Fachbereichen abgelegt werden. Eine verteilte Papierablage bedeutet, dass Dokumente oft nicht auffindbar sind, wenn man sie gerade braucht. Auch herrscht keine Klarheit darüber, ob unter Umständen verschiedene Stellen im Unternehmen mit ein und demselben Lieferanten gleichlautende Verträge abgeschlossen haben. Es wäre zum Beispiel wünschenswert, dass der Einkauf leicht kontrollieren kann, wie viele Verträge mit welchen Unternehmen bestehen, inwieweit deren Konditionen voneinander abweichen und wo man Vertragsbeziehungen unter Umständen bündeln und vereinheitlichen kann, um zu besseren Konditionen zu gelangen.

Schließlich geschieht es nicht selten, dass sich Kündigungsfristen ungewollt verlängern, weil die jeweiligen Dokumente gerade nicht zur Hand sind, um sie auf ihre Laufzeit zu prüfen. Unbeabsichtigt verlängerte Verträge durch mangelndes Fristenmanagement führen in vielen Unternehmen immer wieder zu Mehrausgaben.

In PRO.FILE (PDM/PLM-System) können Unternehmen alle Vertragsakten mit Bezug zu Auftrag, Projekt und Produkt sowie die vertragsbegleitenden Dokumente digital an einem zentralen Ort verwalten. Es handelt sich um ein funktionsreiches Vertragsmanagementsystem, das dem Anwender einen vollständigen und transparenten Überblick über Vertragsinhalte liefert. PRO.FILE gibt Verträge rechtzeitig vor Fristablauf automatisch in die Wiedervorlage. Durch dieses integrierte Eskalationsmanagement wird der Nutzer rechtzeitig über zu beachtende Kündigungsfristen informiert. Das Aufführen solcher Informationen in Papierform oder Excel-Tabellen ist nicht mehr notwendig, die Prozesse im unternehmensweiten Vertragswesen werden automatisiert.

Das Product Lifecycle Management System (PLM-System) stellt auch Textbausteine und Templates zur Verfügung, mit denen sich Verträge schneller aufsetzen lassen. Von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung führt das Vertragsmanagement in PRO.FILE den Anwender durch den Prozess. Das verkürzt Durchlaufzeiten und jeder behält jederzeit den Überblick, welcher Vertrag sich gerade wo und in welchem Status befindet. Eine granular abgestufte Benutzerberechtigung sorgt dafür, dass nur jeweils Berechtigte auf ihre Vertragsdokumente zugreifen können.